Le présent règlement fixe divers points qui ne sont pas détaillés dans les statuts de l’association.

 

Une personne désirant adhérer ou renouveler son adhésion comme Membre Actif doit remplir un bulletin d’adhésion et s’acquitter simultanément de la cotisation fixée par l’Assemblée Générale.

Une personne adhérente comme Membre Bienfaiteur ou comme Membre Honoraire sur proposition du C.A. doit remplir un bulletin d’adhésion ou de renouvellement d’adhésion afin de signifier son accord et afin de fournir les renseignements utiles à son enregistrement au fichier des adhérents.

 

Pour la pratique des activités à caractère sportif, les adhérent·e·s doivent justifier d’une aptitude physique.

À cet effet il est demandé à chaque pratiquant de fournir :

• • pour la Randonnée, la Marche-santé et la Balade à vélo, un certificat médical à renouveler tous les trois ans,
  • pour les Danses de salon, chaque année dès la 1ère séance, le questionnaire de santé « QS Sport » - portant Nom, Prénom, Date de naissance, Date d’établissement et Signature - attestant d’une réponse négative à toutes les questions ou sinon, un certificat médical.

Article 2 - Démission – Exclusion – Décès d’un membre (Article 7 des statuts)

 Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.

Est notamment réputée constituer un motif grave toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.

En tout état de cause, l’intéressé est mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d’exclusion. La décision d’exclusion est adoptée par le Conseil statuant à la majorité des deux tiers des membres présents.

Les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre ni à un quelconque maintien dans l’association, ni au remboursement total ou partiel de la cotisation d’un membre actif, ni au remboursement des dons faits de son vivant par un Membre Bienfaiteur.

 

Les statuts imposent la tenue d’une Assemblée Générale Ordinaire au premier trimestre de chaque année civile, avec convocation a minima trois semaines en amont de la date retenue. Cette période coïncide avec celle du renouvellement des adhésions.

De ce fait, la convocation doit être adressée :

• • à toutes les personnes qui étaient recensées comme adhérentes au 31 décembre de l’année précédant celle de l’A.G.,
  • à toutes les personnes enregistrées comme nouvellement adhérentes entre le 1er janvier et la date de l’envoi de la convocation.

Ainsi qu’il est dit à l’article 10 des statuts, ont voix délibérative et participent aux votes, à condition d’être adhérents depuis 6 mois au moins à la date de l’A.G. :

• • les Membres Actifs ayant acquitté, au jour de l’A.G., la cotisation de l’année en cours,
  • les Membres Honoraires,
  • les Membres Bienfaiteurs.

Peuvent assister aux travaux avec voix consultative, et sans pouvoir prendre part aux votes :

• • les personnes qui étaient Membres Actifs l’année précédente et qui n’ont pas renouvelé leur adhésion en acquittant simultanément la cotisation de l’année de l’A.G.,
  • les personnes adhérentes comme Membres Actifs, Membres Bienfaiteurs ou Membres Honoraires depuis moins de 6 mois à la date de l’A.G. .

Article 4 - Élections au Conseil d’Administration (Article 13 des statuts)

Pour être candidat il faut être adhérent Membre Actif depuis 12 mois au moins et être à jour de la cotisation de l’année en cours à la date d’envoi de la convocation à l’A.G. . Les Membres Honoraires et les Membres Bienfaiteurs ne sont pas éligibles au Conseil.

Lors de chaque Assemblée Générale Ordinaire, il est procédé au renouvellement des postes sur lesquels les mandats arrivent à échéance des trois ans.

Il est également procédé, le cas échéant, au renouvellement des postes restés ou devenus vacants.

Sont élus, les candidats recueillant le plus grand nombre de voix à condition d’avoir obtenu au moins la moitié des suffrages des membres présents ou représentés à l’A.G. .

S’il y a égalité des voix pour le dernier poste à pourvoir le choix se fait au bénéfice de la personne dont l’adhésion à l’association est la plus ancienne. En cas d’interruption dans l’adhésion, c’est la date de première adhésion qui est prise en compte.

Si le nombre des candidats élus n’atteint pas le nombre de sièges à pourvoir, les sièges non pourvus restent vacants jusqu’à la prochaine A.G. .

 

Le Conseil d’Administration peut, sur proposition de l’un de ses membres, et avec l’accord de la majorité absolue de ses membres (50% + 1), inviter des adhérents à participer à ses travaux de façon ponctuelle ou de façon permanente

• • afin de s’étoffer en raison de postes restés ou devenus vacants,
  • afin d’impliquer des adhérents désirant apporter leur concours à son fonctionnement,
  • afin de requérir une expertise sur un sujet spécifique.

Les membres invités ont voix consultative et ne peuvent ni être candidat, ni voter pour le Bureau.

Le nombre d’invités permanents ne doit pas excéder 1/5e du nombre de membres élus.

Le C.A. a toute latitude pour mettre un terme à tout ou partie des invitations qu’il a installées.

 

Il se réunit une fois au moins tous les 6 mois sur convocation de la Présidente/du Président ou à la demande du quart au moins de ses membres. Dans le cas où la Présidente/le Président, suite à la demande qui lui en serait faite par le quart des membres au moins, ne réunit pas le Conseil dans le mois qui suit, la convocation peut être faite par tout autre membre du C.A. .

Il se réunit chaque fois que nécessaire, sur la convocation qui lui est faite par la Présidente/le Président ou à la demande de la moitié des membres qui le composent. Il veille au fonctionnement de l’association en conformité avec les orientations générales définies par l’Assemblée Générale et en application des décisions du Conseil d’Administration.

 

Seuls les membres du Conseil et les Adhérents Animateurs d’une activité peuvent prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur justifications (note de frais accompagnée des justificatifs, indiquant la date de la dépense, son objet et sa nature).

Il s’agit des frais réels :

• • frais administratifs tels ceux liés aux envois postaux et aux fournitures pour imprimantes,
  • fournitures spécifiquement liées aux activités : par exemple cartes pour les randonnées ou matériels pour des ateliers,
  • frais de déplacements nécessités par la gestion de l’association ou par l’organisation de sorties ou repas.

Article 8 - Registres (Article 17 des statuts)

Sont tenus par l’association sous la responsabilité du Bureau :

• • un registre des procès verbaux des Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires
  • un registre des procès verbaux du C.A. et du Bureau
  • un registre des comptes annuels (compte de résultat, bilan, annexes éventuelles)
  • un registre du traitement des données imposé par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

Tous ces documents peuvent être tenus et conservés en archives sous forme papier (cahier, classeur) ou sous forme électronique (ordinateur de l’association). Dans ce dernier cas une sauvegarde doit être effectuée en un lieu différent de celui de l’enregistrement et elle doit être accessible à tous les membres du Conseil, par exemple par le biais d’un code confidentiel d’accès sur le site Web de l’association.

 

Le présent Règlement Intérieur peut être modifié par le Conseil. Il doit être soumis à l’A.G. qui suit.

Si l’approbation de l’A.G. n’est pas obtenue, le règlement intérieur est rétabli dans sa version antérieure.